Wie Sie Ihre Datenarchivierung optimieren können

17 Mai Wie Sie Ihre Datenarchivierung optimieren können

Datenarchivierung ist das A und O, um zuverlässig arbeiten zu können. Dokumente müssen vollständig und jederzeit abrufbar sein. Und vor allem schnell auffindbar. Wie Sie verschiedene Datenarchivierung Systeme für sich persönlich, als auch für Ihr Unternehmen nutzen können, zeigen wir Ihnen im Folgenden.

Datenarchivierung – Vorteile und Nachteile der Speichersysteme im Überblick

Elektronische Datenarchivierung Systeme haben sich über die vergangenen Jahre und Jahrzehnte stark verändert. Denn grössere Mengen an Daten heisst auch, dass grössere Speicher gebraucht werden. Entsprechend wurden parallel zueinander Hardware- und die Software-Systeme weiterentwickelt. Welche unterschiedlichen Speichermedien und –Systeme zur Verwendung stehen, und welche Vor- und Nachteile sie jeweils mit sich bringen, können Sie folgend lesen.

Hardware

Mit der Zunahme elektronischer Informationen wurde die Hardware stegig weiterentwickelt. Allerdings haben die „alten“ Speichermedien Vorteile, die Sie auch heute noch nutzen können. Für die Organisation und Aufbewahrung grosser Datenmengen allerdings eignen sich die neuen Technologien viel besser. Im Folgenden wird ein Überblick über die verschiedenen Datenträger gegeben.

Disketten

Disketten haben das vergleichsweise kleinste Fassungsvermögen für digitale Daten. Zum Sichern von kleinen Office-Dateien können sie genutzt werden, für alles Weitere reicht ihre Kapazität allerdings nicht aus. Zudem sind sie nur noch mit wenigen Computern kompatibel.

CD, DVD & Blu-Ray

Diese Speichermedien haben den Vorteil, dass sie klein und einfach zu transportieren sind. Zudem können sie von den meisten Computern gelesen werden. Elektromagnetische Felder können ihnen nicht viel anhaben, und selbst Erschütterungen oder kleinere Stürze werden meist unbeschädigt überstanden. Allerdings passen keine grossen Datenmengen auf diese Speichermedien, welche sich in ihrer Qualität sehr stark voneinander unterscheiden können. Kratzer, Staub, Feuchtigkeit und Lichteinflüsse sollten auf jeden Fall vermieden werden.

USB-Stick

Für den Transport und die Weitergabe von Daten sind USB-Sticks am besten geeignet. Der Wechseldatenträger hat den Vorteil, dass trotz seiner geringen Grösse viele Daten darauf gespeichert werden können. Die hohe Kompatibilität ist ein weiterer Vorteil des USB-Sticks, da die Schnittstelle einen Austausch zwischen nahezu allen Geräten ermöglicht.

Festplatten

Nicht jedes Medium ist für langjährige Datenarchivierung geeignet. So beispielsweise Festplatten, auf welche heute standardmässig Backups vorgenommen werden. Allerdings sind diese Harddiscs anfällig für äussere Einflüsse wie Erschütterungen, Temperaturschwankungen, Feuchtigkeit und elektromagnetische Felder. Die magnetisch gespeicherten Daten sind anfällig für Lagerschäden. Gehen wenige Bits verloren, ist die gesamte Datei unbrauchbar. Insofern eignen sich Festplatten als mittelfristiger Datenträger sehr gut – nicht aber für eine langfristige Datenarchivierung.

Cloud

Immer beliebter für die Datenarchivierung werden Clouds. Dies lässt sich zum einen auf das steigende Datenvolumen zurückführen, zum anderen auf die Entwicklung hin zu immer mehr Devices, die im Alltag Verwendung finden. Um jederzeit von allen Geräten aus auf die vielen Daten zurückgreifen zu können, bietet sich die Verwendung von Clouds an. Hierbei werden die Daten auf externen Servern gespeichert, auf welche über das Internet zugegriffen werden kann. Für die Nutzung von Clouds wird zudem entsprechende Software benötigt.

Software

Für eine sichere und effektive Datenarchivierung werden Softwares benötigt, die neben der Aufbewahrung der Dateien an einem bestimmten Ort auch Dokumentenmanagement übernehmen. Die Software dient dazu, Sicherheit und Workflow zu gewährleisten.

Eines der Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ist ArcFlow. Mittels dieser Software, welche Archivierung und Dokumentenmanagement ermöglicht, kann der Workflow und die Effektivität in Ihrem Unternehmen gesteigert werden. Mit ArcFlow können Sie alle Dokumententypen revisionssicher archivieren, bearbeiten und in Verteilerlisten einordnen.

Sie können die Dateien innerhalb der Software nach Ihren Organisationsprinzipien zuordnen und archivieren und dadurch die tägliche Dokumentenflut verwalten. Die Ablage- und Suchoptionen können nach Wunsch schnell zwischen zwei verschiedenen Modi gewählt werden: Der eine Modus sortiert die Dokumente chronologisch, der andere Modus zeigt die Dokumente in ihren Ordnerstrukturen an.

ArcFlow beinhaltet eine Optical Character Recognition-Software, die es ihr ermöglicht, auf eingescannten Dateien den Text zu erkennen. Dieser wird gespeichert und kann über die Suchfunktion gefunden werden. Durch die Volltexterkennung ist zudem die manuelle Eingabe von Dokumentenbeschriftungen überflüssig.

Um die Geschäftsvorgänge zu überprüfen und nachvollziehen zu können, bietet die Software zudem die Möglichkeit, Dokumente mit Arbeitsvorgängen zu verknüpfen. Gerade innerhalb eines grösseren Unternehmens können so eventuelle Fehlerquellen im Workflow ausfindig gemacht und behoben werden.

Zur Einarbeitung in die Software und für Fragestellungen im laufenden Betrieb bietet die BEL AG einen eigenen Service – damit Sie in Ihrem Workflow nicht länger unterbrochen werden.

Tipps für eine effiziente Datenarchivierung

Um sicherzustellen, dass Ihre Daten gut und vollständig gesichert sind, sollten Sie, unabhängig von dem Speichermedium, für das Sie sich entschieden haben, regelmässig und auf verschiedenen Datenträgern Sicherungen vornehmen. Zu allen Themen rund um die Datenarchivierung informieren wir Sie gerne in unserem Shop. Auf www.bueroelektronik.ch können Sie sich zudem über unser vielfältiges Angebot rund um den Büroalltag erkundigen. Wir freuen uns auf Ihren Besuch!



Kontakt