8 Lifehacks für Büromaschinen und den Büroalltag

11 Jul 8 Lifehacks für Büromaschinen und den Büroalltag

Eigentlich sollte ja alles ganz einfach sein. Aber irgendwie hakt es mal wieder. Wer kennt das nicht? Ein riesen Kabelsalat nimmt den Grossteil des Platzes unter dem Schreibtisch ein, die Büromaschinen wollen einfach nicht und die Verbindung zum Telefon kann vom PC aus einfach nicht hergestellt werden. Von Wegen tolle hilfreiche Büroelektronik!

Die Devise heisst: Büromaschinen dienen mir, nicht andersrum!

Eigentlich gedacht um uns zu helfen, die Kommunikation zu erleichtern und den Workflow zu optimieren, können Büromaschinen zur Nervenprobe werden, wenn sie nicht richtig in das Netzwerk und den Büroalltag integriert sind. Viel zu oft stapeln sich alle möglichen Dinge überall wo sie zwar nicht hingehören, aber bequemer abzulegen waren. Und da sind sie nun.
Ein Hoch auf kreative Ablagesysteme? Nur bedingt. Ein wenig Chaos darf sicherlich sein. Man darf durchaus sehen, dass in einem Büro gearbeitet wird und Dokumente auf Büromaschinen notdürftig abgelegt werden. Doch wenn die Unordnung zu gross wird, und dies womöglich auch noch den Arbeitsprozess der Kollegen einschränkt, ist Aufräumen angesagt.

So können Sie Herr über das Büromaschinen- und –Dokumente-Chaos werden. 8 Lifehacks für den Büroalltag

Manchmal ist Besuch angekündigt, manchmal sind es genervte Kollegen und manchmal die innere Antriebskraft. Die Motivation zur Ordnung hat unterschiedliche Auslöser. Doch wo sollte man am besten anfangen? Wir bringen Ordnung in die Ordnung.

1. Zuerst heisst es: Aussortieren und Ordnen

Entwirren, Beseitigen, Schreddern, Reparieren, Aussortieren, Systematisieren. Werden Sie alles los, was Sie nicht benötigen. Wenn Sie sich nicht entscheiden können, was Sie mit einzelnen Büromaschinen und Bedarfsartikeln machen sollen, fragen Sie sich, wann Sie es zuletzt gebraucht haben. Wie fällt Ihre Entscheidung aus? Alles was bleiben darf, sollte anschliessend an seinen vorgesehenen Platz gebracht werden.

2. Etablieren Sie „Arbeitszonen“

Je nachdem, wie gross Ihr Büro ist und welche Arbeitsbereiche Sie begleiten, sollten Sie sich überlegen, welche Aktivitäten in welchen Bereichen des Büros vorgenommen werden. Doch dies gilt auch im Kleinen. Teilen Sie die den Platz in den Schränken sinnvoll auf und bedenken Sie, dass kurze Arbeitswege immer von Vorteil sind. In Grossraumbüros und Räumen, in welchen mehrere Menschen arbeiten, lohnt es sich, die Ablagefächer entsprechend zu etikettieren.

3. Digitale Ablagesysteme

Arbeit findet heute zumeist am Computer statt. Das heisst auch, dass dort die meiste Unordnung entsteht. Insofern sollte vor allem der Ordnung und sinnvollen Ablage von Dokumenten in der Ordnerablage Aufmerksamkeit geschenkt werden. So ist es möglich, schnell die benötigten Dateien aufrufen zu können. Seien Sie dabei zielorientiert und nutzen Sie die Vorteile der digitalen Arbeitsweise und verwenden Sie beispielsweise gute Content Management Systeme.
Einfach, und dennoch selten umgesetzt, ist die Möglichkeit Duplikate zu erstellen und Ordner anzulegen, in welchen alle Dokumente gesammelt werden, die beispielsweise im nächsten Meeting besprochen werden müssen oder für deren weitere Bearbeitung auf eine Antwort gewartet werden muss.

4. Schlüsselfunktion Schreibtisch

Dies gilt sowohl für den Schreibtisch, an dem Sie sitzen, als auch für den Desktop. Auch hier im Kleinen kann Lifehack Nr. 1 angewendet werden: Ordnung schaffen durch Aussortieren und Systematisieren.
Was Ordner im Computer, sind Organizer und Schubladen im Schreibtisch. Bringen Sie Ordnung in das Chaos. Hilfreich dabei sind kleine Raffinessen zur Unterteilung. Denken Sie dabei an verschiedene Posteingänge und das Vermeiden hoher Papierstapel. Nicht benötigte Kabel beispielsweise können aufgerollt und einzeln gelagert werden. Kleinere Büromaschinen wie Telefone und Drucker sind am Schreibtischrand viel praktischer, da so kein Kabelsalat direkt auf der Schreibtischplatte entsteht.

5. Verfallsdaten einführen

Nicht alles muss bis in alle Ewigkeit aufbewahrt werden. Wenn direkt bei der Erstellung angegeben wird, wann das Dokument nicht mehr benötigt wird, muss man es kein zweites Mal genau durchlesen, um anschliessend die Entscheidung über Wegwerfen-oder-Behalten zu treffen.

6. Abgeschlossene Projekte abschliessen

Dokumente von abgeschlossenen Projekten sollten Sie direkt verstauen. Und dies in guter Ordnung, denn wenn zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal etwas nachgeschaut werden muss, ist Unordnung in den Ordnern kein Gefallen! Durch das Verstauen der alten Projekte ist auch, wortwörtlich, wieder Platz für neue.

7. Regelmässigkeit

Täglich vor dem Feierabend den Schreibtisch sortieren, vor jedem Wochenende neue Ordnung schaffen und regelmässig die Büromaschinen warten lassen. Ordnung und zuverlässig arbeitende Büromaschinen können so einfach sein. Der Routine sei Dank!

8. Bleiben Sie cool

Glauben auch Sie, dass Büromaschinen ein Eigenleben führen? Manchmal hilft es, einfach den Stecker wieder einzustecken. In solchen Fällen fragt man sich, wie zeitraubend doch die nächstliegende Lösung sein kann. Doch manchmal ist durchaus auch Tüftelei angesagt. Die Fehlerquellen für auftretende Probleme können vielfältig sein. Google und Techniker, wie zum Beispiel Ihre BEL AG helfen gerne! Sehen Sie noch heute nach, welche Büromaschinen im Angebot stehen und helfen Sie, sich selbst zu helfen. Es klingt wirklich altklug, aber Ordnung ist tatsächlich die halbe Miete.



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