5 Gründe, warum DMS Software den Arbeitsalltag erleichtert

5 Gründe, warum DMS Software den Arbeitsalltag erleichtert

06 Okt 5 Gründe, warum DMS Software den Arbeitsalltag erleichtert

Was genau ist Data Management Systems Software (DMS Software)? Und wie erleichtert sie unseren Arbeitsalltag?

Diese und weitere Fragen werden hier beantwortet. Doch zu Beginn noch eine Frage: Leben wir wirklich im digitalen Zeitalter? Immer wieder lässt uns der Büroalltag daran zweifeln. Briefe kommen noch immer per Post. Ab und zu Faxe. Wichtige Dokumente werden ausgedruckt und in zahlreichen Aktenordnern einsortiert.

Ein Anruf von den Kunden oder von Mitarbeitern kann einem schnell den Schweiss auf die Stirn treiben, bis alle benötigten Dokumente von allen verschiedenen Orten zusammengetragen sind.

Und die Antwort auf die Frage ob wir im digitalen Zeitalter leben kann definitiv mit „nein, wir leben zwischen analog und digital“ beantwortet werden. Und das macht keinen Spass. Anstatt allerdings wieder in die Papierwelt früherer Jahrzehnte einzutauchen, gibt es nun eine einfachere Lösung: Alle Dokumente zentral aufbewahren. Und anstatt auf alte, adynamisch und meist unlogische Ordnungssysteme zurückzugreifen, können alle Dokumente einfach gefunden werden.

Wie das funktioniert? Digital und benutzerfreundlich.

Grund 1: Zentrale Organisation der Dokumente

Wenn neue DMS Software integriert wird, bedeutet dies erst einmal einen Mehraufwand. Denn alle Dokumente müssen in das neue System integriert werden. Dazu bieten moderne DMS voll- und halbautomatisierte Prozesse, mit deren Hilfe der Digitalisierungsprozess beschleunigt werden kann.

Dokumente im Papierformat müssen eingescannt werden. Moderne DMS Software digitalisiert über die optische Zeichenerkennung automatisch den Dokumententext und Abbildungen. Das heisst, dass Sie das gescannte Dokument später in Ihrer Software mit den automatisch versehenen Keywords oder über die Volltexterkennung suchen und finden können.

Bereits digital abgespeicherte Dateien können einfach per drag and drop in das System gelegt werden. Hier werden die Dokumente automatisch oder manuell mit Keywords versehen. Auch E-Mails werden automatisch in das System übernommen. Die dort hinterlegten Keywords sind immer Sender, Empfänger und der Betreff. Zusätzliche Keywords können mitaufgenommen werden.

Alle Dokumente werden zentral gespeichert. Der Vorteil ist, dass alle Mitarbeiter über Computer, Tablets und Smartphones von überall aus auf die Dokumente zugreifen können, wodurch der Arbeitsprozess flexibilisiert wird.

Grund 2: Steigerung des Workflows

Der angesprochene erleichterte Zugang zu den Dokumenten und die Suchfunktion über Keywords und die Volltextsuche steigern den Workflow erheblich. Hinzu kommt, dass durch die DMS Software die Transparenz gesteigert wird.

Die Dateien werden direkt im Programm erstellt, bearbeitet, weitergeleitet, gecheckt, verbessert und gespeichert. Auf diese Weise hat jeder Mitarbeiter immer die aktuellste Version zur Verfügung und Duplikate werden vermieden. Mit Analysen lassen sich zudem die Arbeitsfortschritte gut überprüfen und man kann nachverfolgen, wie der Bearbeitungsstand ist.

Grund 3: Höhere Sicherheit mit DMS Software

Gerade im Dienstleistungssektor sind Daten die Basis für den Erfolg eines Unternehmens. Deren Sicherheit zu erhöhen, ist nicht immer einfach. DMS Software kann die Sicherheit in Bezug auf mehrere Aspekte erhöhen. Die einzelnen Punkte sind folgend aufgelistet.

3.1 Sicherheit durch Zugangskontrolle

Der Administrator kann Mitarbeitern individuell bestimmte Rechte einräumen. Beispielsweise kann festgelegt werden, welcher Mitarbeiter zu welchen Dateien Zugang hat. Zudem kann festgelegt werden was ein bestimmter Mitarbeiter mit den Daten machen darf. Das kann von einer Dokumenten-Einsicht über Bearbeitungs-Rechte bis hin zur Erlaubnis zum Weiterleiten und Löschen von Dokumenten reichen.

3.2 Sicherheit durch Überprüfung des Bearbeitungsstandes

Der Administrator und weitere Mitarbeiter mit bestimmten Rechten können den Bearbeitungsstand aller Dateien und vergebenen Tasks einsehen und überprüfen. Folgende Schritte können eingesehen werden:

• Wer macht was mit welchem Dokument?
• Wie oft wurde welches Dokument eingesehen?
• Wer hat sich welches Dokument angesehen?
• Wie oft wurde das Dokument bearbeitet?
• Wer hat das Dokument bearbeitet?

Diese Funktionen sind wichtig, um den Überblick zu behalten und lohnen sich vor allem bei mittelständischen und grossen Unternehmen mit verschiedenen Abteilungen.

3.3 Sicherheit durch Datensicherung

Eine DMS Software führt regelmässig Datensicherungen durch. Je nach Einstellung, können die Backups täglich automatisch vorgenommen werden. Zudem sind die Softwares mit hohen Sicherheitsstandards ausgerüstet, weshalb Ihre vertraulichen Dokumente auch in Zukunft sicher aufbewahrt werden.

3.4 Sicherheit durch externe Server

Die Server stehen in der Regel vom Unternehmen entfernt und sicher vor äusseren Einflüssen. Dazu gehören gute Aussensicherungen, die beispielsweise Wasser- und Feuerschäden verhindern.

3.5 Rechtliche Sicherheit

Durch die lange und gute Speicherung sind die Dokumente auch in Zukunft für Prüfungen sicher abrufbar. Durch die optimierte Suchfunktion können die Dateien schnell gefunden und der zuständigen Behörde vorgelegt werden.

Grund 4: Flexible Erhöhung der Speicherkapazität

Da in Clouds auf externen Servern gearbeitet wird, sind auch die Speicherkapazitäten flexibel. Wenn Sie beispielsweise expandieren oder sich mehr Daten ansammeln, können Sie unkompliziert die Speicherkapazität erhöhen.

Grund 5: Kompatibilität mit jeder Unternehmensstruktur

Moderne DMS Software kann in andere Softwares von unterschiedlichen Entwicklern integriert werden. Zudem kann die Dokumenten-Organisation durch die guten Funktionen und hohe Benutzerfreundlichkeit an die unternehmensinterne Struktur angepasst werden. Auf diese Weise können Sie Ihre Prozessabläufe beibehalten – mit dem Unterschied, dass alle Prozesse von nun an ausschliesslich digital und zentralisiert ablaufen.

Diese 5 Gründe für eine moderne DMS Software sprechen für sich. Informieren Sie sich noch heute bei der Büroelektronik BEL AG, Ihrem Partner für IT und Workflowmanagement.

Tags: